วิธีเขียนอีเมลลาออก พร้อมตัวอย่างหัวข้อและข้อความ

อีเมลลาออกกับใบลาออกต่างกันอย่างไร

ใบลาออกเป็นเอกสารหลักที่ระบุเจตนาและวันทำงานวันสุดท้าย ส่วนอีเมลเป็นข้อความที่ใช้ส่งเอกสาร แจ้งผู้รับว่าไฟล์แนบคืออะไร และบอกขั้นตอนถัดไปอย่างกระชับ บางบริษัทอาจยอมรับอีเมลเป็นการแจ้งโดยตรง แต่บางแห่งมีแบบฟอร์มหรือระบบภายในของตนเอง ควรตรวจขั้นตอนกับฝ่ายบุคคลก่อน

เตรียมผู้รับและไฟล์ก่อนเขียน

• ถึง: ผู้บังคับบัญชาหรือฝ่ายบุคคลตามขั้นตอนของบริษัท
• สำเนา: เพิ่มเฉพาะผู้ที่จำเป็นต้องทราบ ไม่ส่งถึงคนทั้งบริษัท
• ไฟล์แนบ: เปิดตรวจไฟล์อีกครั้ง และตั้งชื่อให้อ่านรู้เรื่อง เช่น resignation-letter-pimjai.docx
• วันที่: ใช้วันทำงานวันสุดท้ายเดียวกับในเอกสารแนบ

ตัวอย่างหัวข้ออีเมล

หัวข้อควรสั้นและช่วยให้ผู้รับค้นหาอีเมลได้ภายหลัง ตัวอย่างเช่น:

• แจ้งลาออก – นางสาวพิมพ์ใจ ใจดี – วันทำงานสุดท้าย 31 ตุลาคม 2569
• ส่งใบลาออก – พิมพ์ใจ ใจดี – ฝ่ายบริการลูกค้า

ไม่จำเป็นต้องใช้ข้อความเร่งด่วนหรือเล่ารายละเอียดเหตุผลทั้งหมดในหัวข้อ

ตัวอย่างอีเมลพร้อมแนบใบลาออก

ถ้าไม่แนบไฟล์ ควรเขียนอย่างไร

หากบริษัทอนุญาตให้แจ้งในอีเมลโดยตรง เนื้อหาควรมีข้อมูลเดียวกับใบลาออก ได้แก่ ชื่อ ตำแหน่ง เจตนาลาออก และวันทำงานวันสุดท้าย อย่าใช้เพียงประโยคว่า “ขอลาออกครับ/ค่ะ” โดยไม่มีวันที่หรือข้อมูลอ้างอิง เพราะผู้รับอาจต้องติดต่อกลับเพื่อยืนยันรายละเอียด

เมื่อไม่แน่ใจ ให้แนบเอกสารที่แก้ไขได้หรือฉบับที่ลงนามตามขั้นตอนของบริษัท และใช้ข้อความอีเมลเป็นจดหมายนำส่ง

เช็กลิสต์ก่อนกดส่ง

1. ผู้รับและผู้รับสำเนาถูกต้อง ไม่มีบุคคลที่ไม่เกี่ยวข้อง
2. หัวข้อระบุว่าเป็นการแจ้งลาออกและมีชื่อผู้ส่ง
3. วันทำงานวันสุดท้ายในอีเมลตรงกับเอกสารแนบ
4. แนบไฟล์แล้ว เปิดได้ และชื่อไฟล์ไม่ใช่ชื่อชั่วคราว เช่น “document1”
5. ข้อความสุภาพ กระชับ และไม่มีข้อมูลที่ไม่ต้องการให้เก็บในระบบอีเมลของบริษัท
6. ตรวจว่าบริษัทยังต้องการเอกสารกระดาษ ลายเซ็น หรือการยื่นผ่านระบบอื่นหรือไม่

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย

• ระบุวันที่ในอีเมลกับใบลาออกไม่ตรงกัน
• กล่าวถึง “ไฟล์แนบ” แต่ลืมแนบไฟล์
• ส่งอีเมลให้บุคคลจำนวนมากเกินจำเป็น
• เขียนเหตุผลหรือความขัดแย้งยาวเกินกว่าจุดประสงค์ของเอกสาร
• คิดว่าการส่งอีเมลเพียงอย่างเดียวครบทุกขั้นตอน โดยยังไม่ได้ตรวจนโยบายบริษัท